ゼロはじ　「第23回　Excel(エクセル)のセルの書式を自由に設定」

5.書式

　セルに入る値は「文字」の場合もあれば、「数値」の場合もありますし、同じ「数値」でも、「日時」や「時刻」もあれば「円」のときもあります。また特殊な表現で「月日」で2021/11/11や「時刻」で10:00と言う場合もあります。そこで、セルへのデータ入力に当たっては、そのセルの値の書式が何かということを決めておかないと違った表示がされて見にくくなります。今回は、この書式の設定方法について覚えていきましょう。

　まず、これまで作ってきた表を題材にして書式を設定してデータを入力した表を図23-1に示します。これを用いて、どこがどんな書式になっているのかをみてみましょう。但し、これまでの表では名前のところのデータ入力は「〇」という文字にしていましたが、今回は日当金額を入力することにします。

　実は、書式を標準設定にしたまま、文字を入力すると、自動で書式が変わり、同じように表示することはできますが、どの書式のデータが入力されるのか分かっているなら、最初に設定しておいた方が綺麗に仕上がります。

5.1.書式を設定する

5.1.1.日付と時刻

　図23-2にように、月日の書式を変えたいセルの上にカーソルを移動し、右クリックするとメニューが表示されますので、その中から「セルの書式設定」を左クリックすると、セルの書式設定の画面が表示されます。日付の場合は、分類で「日付」を選択して、更に「種類」から変えたい書式を探します。ここでは、「2012/3/14」を「2012年3月14日」に変えてみます。「あれっ、2021/11/11だったはずなのに」と思うかもしれませんが、驚かないでください。「2012/3/14」と言うのは、書式の例を示しているだけです。実際の表示のサンプルは、種類の上の枠に表示されていますので、ここで確認して、選択した書式として間違いなければ、右下の「OK」をクリックします。

　同様に、開始時刻(ここでは10:00)のセルの上にカーソルを移動し、右クリックするとメニューが図23-3のように表示されますので、その中から「セルの書式設定」を左クリックすると、セルの書式設定の画面が表示されます。時刻の種類が「13:30」という設定になっているので、ここを「13時30分」に変えると、10:00という表示も10時00分に変わります。

5.1.2.通貨・会計

　図23-4を見てください。金額が入力されたセルにカーソルを移動し、右クリックしてメニューを表示してください。そして、「セルの書式設定」を左クリックすると、セルの書式設定の画面が表示されます。日付や時刻の場合は、それらの表記がされている場合は、分類が勝手に「日付」や「時刻」を選択してくれましたが、数値だけがセルに置かれている場合は、日付や時刻とは判断できないので、右図のように、分類は自動的に「標準」になります。そこで、図23-4にあるように、「標準」→「通貨」に変えます。「通貨」と「会計」の違いは欄外に説明があり、小数点位置を揃える場合は会計を選択します。一般的にお金を表すときは、「通貨」を選択することで問題ありません。

　次に、どの種類を選択するかですが、ここで、(￥1,234)や￥1,234の()黒字記載と赤字記載はマイナスの時にどのように表示するかを示しています。マイナスを赤字で表すときは￥1,234、()記載で表すときは(￥1,234)を選択します。いくつか切り替えて表示を確認してみてください。ここでは、日当にマイナスは無いので、図23-5のように、「￥-1,234」を選択しておきます。また、もし、￥マークが必要でない時は、図23-6のように、記号の欄で「なし」を選択してください。

　以上、図23-1に従って、2021/11/11の列の書式の設定をすべて行った結果が図23-7ということになります。これでほぼ完成です。

　もし、書式が変化したことによってセルの値が表示されない場合は、セルの幅や高さを調整すれば、見えるようになります。ちなみに、「2021/11/11」→「2021年11月11日」に書式を変えるとセルの幅はかなり広がります。こんな時は、第20回の3.1.3で学んだ「行と列の幅を調整」を使って、図23-8の操作を行ってください。

5.2.書式のコピー

　さて、以上の書式を2021/11/11の縦の列だけに設定しましたが、今後、データを右の欄に次々と入力する場合は、その隣のセルはすべて同じ書式にしておくとデータが揃って綺麗です。その場合は、セルのコピーをします。データが入っている場合に、そのままコピーすると、データの数値もすべてコピーされますので、書式だけをコピーしてみましょう。

　まず、図23-9のように、D2～D25までを選択して(D2にマウスのカーソルを置いて、左クリックしたまま下にスライドさせて、D25までをグレーに色を変えます)、次にグレーの範囲内で右クリックすると、メニューが表示されますので、「コピー」を選択してください。

　次に、図23-10のように、図23-9で設定した範囲をどの範囲へコピーするかを選択します。ここでは、右のE2～N25までですので、E2にマウスを置いて左クリックしながら斜め下のN25までスライドさせて範囲を囲んで、左クリックを外します。E2～N25までが選択されましたので、今度は、この範囲の中で右クリックをしてメニューを表示します。貼り付けのオプションにいくつかの貼り付けのタイプがありますので、図23-10のように右から2つ目の筆マークがついた貼り付けを選択します。筆マークが「書式設定」という意味です。

　左クリックして決定します。表に何も変化はありませんが、範囲内のすべての列にD2～D25と同様の書式が設定されています。ちなみに、E、F列にいくつかデータ入力してみたものが図23-11です。

　なお、ここで、その他のコピーについても学んでおきましょう。先ほどは「書式」だけのコピーをしましたが、同じ操作で、選択したセルをコピーすることができます。選択範囲のコピー先のセルが空いていれば、先頭のセルを指定すれば、データはコピーされます。コピーのオプションはいくつかありますが、ここでは、上記した書式だけのコピー以外に、図23-12の「全部そのままコピー」と「値だけコピー」と「数式コピー」を覚えておきましょう。どれを実行してもコピー先の表示は同じようになりますが、意味は異なります。数式コピーは、今回の例では同じデータが表示されますが、式が入った場合は、式だけがコピーされますので、数式による計算結果は変わります。

※今回は二十四番札所、紫雲山中山寺です。阪急宝塚線の石橋駅から宝塚駅までは、どの駅で降車しても、高校時代の懐かしい思い出が蘇ります。能勢妙見山は友人との天体観測と夜通しの語らいの場所であり、清荒神や中山寺は初詣のお寺でかつ彼女とのデートコースでした。後々に分かったことですが、中山寺の御本尊は、十一面観世音菩薩で、安産の神様だった。高校生のカップルが行くお寺ではなかった。でも、当時は、そんなことまったく関係なく、只々、二人で静かに話せる場所として訪れていたと思います。